Manajemen Proyek pada Bidang IT

Manajemen Proyek pada Bidang IT

Dalam membuat suatu program kerja, di butuhkan manajemen yang baik terhadap program kerja agar terlaksana sesuai dengan rencana dan selesai seperti dengan apa yang kita inginkan

Menurut George R. Terry, dia telah merumuskan bahwa terdapat 4 fungsi manajemen, fungsi tersebut bisa di singkat dengan POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling)

• Planning (Perencanaan)

Planning dalam bahasa indonesia berarti perencanaan, perencanaan berarti melakukan perancangan proses kegiatan secara sistematis guna memncapai tujuan dan sasaran yang ingin kita capai, kegiatan di akan di laksanakan dalam rangka pekerjaan lapangan, baik yang menjadi tugas sebagai co-ordinator ataupun sebagai kontraktor. Kita harus menentukan tugas pada setiap level level manajemen dan tanggung jawab masing masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

• Organizing (Pengorganisasian) 

Organizing atau pengorganisasian di maksudkan dengan mengatur sesuatu kegiatan  dengan penkoordinasian dari sekolompok orang untuk mencapai tujuan yang sama. Pengkoordinasian ini bertujuan agar suatu kelompok yang di pimpin oleh koordinator mempunyai visi dan misi yang sama sehingga anggota kelompok tersebut tidak saling berbeda tujuan

Fungsi dari pengorganisasian :

• Menjalin koordinasi yang baik
• Mempermudah pemimpin dalam memfungsikan fungsi dari manajemen
• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

•  Actuating (Penggerakan)

Actuating atau dalam bahasa indonesia adalah penggerakan, dalam fungsi manajemen penggerakan berarti menggerakan orang yang tergabung dalam proyek atau organisasi agar melakukan tugasnya sesuai dengan planning yang telah di tentukan, pada tahapan ini di perlukan peran dari pemimpin untuk menjaga motivasi dari anggota oragnisasi yang di pimpinnya agar planning dapat berjalan sesuai dengan apa yang di harapkan

George R Terry mengemukakan "Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasakan keberadaannya dalam kelompok tersebut menjadi penting", instruksi yang di tentukan oleh pemimpin juga harus di pertimbangkan berdasarkan adanya perbedaan individual dari setiap pegawai

• Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah :

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang, peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

 Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta- fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Untuk contoh perencanaan dan urutannya perencanaan dalam sebuah proyek, bisa dilihat digambar